ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве Ленинского районного суда

Еврейской автономной области

1.      Общие положения

1.1. Ленинский районный суд Еврейской автономной области (далее – суд) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе деятельности документов. Документы суда, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации, являются федеральной собственностью и подлежат передаче на постоянное хранение
в федеральное казенное учреждение «Российский государственный исторический архив Дальнего Востока» (далее – РГИА ДВ).

До передачи на постоянное хранение эти документы временно,
в пределах, установленных законодательством об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, хранятся в суде.

1.2. Суд организует хранение, сохранность, учет, отбор, упорядочение
и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности, обеспечивает своевременную передачу этих документов на постоянное хранение в РГИА ДВ.

Все работы, связанные с отбором, упорядочением, подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов на постоянное хранение производятся силами и за счет Управления.

1.3. В суде для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, законченных делопроизводством документов практического назначения, документов по личному составу; их отбора, учета, использования
и подготовки к передаче на постоянное хранение создан архив суда
(далее – архив).

1.4. Архив входит в состав суда.

1.5. В своей работе архив руководствуется Федеральным законом
от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

(в редакции от 13.12.2024), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 № 77, Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42 (в редакции от 10.11.2023 № 121) Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органов местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 и иными нормативными и методическими документами Росархива, методическими документами РГИА ДВ, приказами Судебного Департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19.03.2019 № 56 «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции» (в редакции от 09.01.2024 № 1), от 21.12.2022 г. N 242 «Об утверждении Перечня документов, образующихся а процессе деятельности федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков хранения и Порядка хранения некоторых видов документов, образующихся в процессе деятельности федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков их хранения», нормативными актами суда, настоящим Положением.

1.6. Архив работает по планам, утвержденным председателем суда, курирующим отдел делопроизводства, и отчитывается перед ним о своей работе.

1.7. Контроль за деятельностью архива осуществляет председатель суда.

1.8. Архив осуществляет взаимодействие с РГИА ДВ.

2. Состав документов

2.1. Архив хранит:

2.1.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения суда, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение;

2.1.2. Документы по личному составу;

2.1.3. Документы временного (свыше 10 лет) хранения, необходимые
в практической деятельности суда;

2.1.4. Научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Основные задачи и функции 

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.1.2. Ведение учета, обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата к ним, использование документов, хранящихся
в архиве.

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов архива
на постоянное хранение с соблюдением установленных правил.

3.1.4. Методическая помощь структурным подразделениям суда
в осуществлении формирования дел, подготовки и передачи дел на архивное хранение.

3.1.5. Осуществление контроля за формированием дел
в делопроизводстве структурных подразделений суда.

3.1.6. Внедрение в практику новых архивных технологий
с применением средств электронно-вычислительной техники.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Разрабатывает совместно с РГИА ДВ и согласовывает с ним графики представления описей постоянного хранения и описей дел по личному составу на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (далее – ЭПК) РГИА ДВ; графики передачи документов на постоянное хранение.

3.2.2. В соответствии с графиком, утвержденным в установленном порядке, принимает документы структурных подразделений суда постоянного и длительного срока хранения, обработанные в соответствии
с установленными требованиями, не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводством.

3.2.3. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых
на хранение дел, периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку наличия дел в архиве.

3.2.4. Осуществляет выявление и учет наиболее ценных дел
и документов.

3.2.5. Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения и дел по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии суда (далее – ЭК суда) и ЭПК РГИА ДВ.

3.2.6. Создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат
к хранящимся в архиве делам и документам на уровне требований, обеспечивающих его преемственность с научно-справочным аппаратом РГИА ДВ.

3.2.7. Организует использование документов, а именно:

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования;

- в установленном порядке выдает архивные справки,

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.8. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся
в архиве, представляет на рассмотрение ЭК суда описи дел, подлежащих хранению, и акты о выделении к уничтожению архивных документов,
не подлежащих хранению.

3.2.9. Оказывает методическую помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях суда,
а также в составлении номенклатуры дел.

3.2.10. Готовит заключения на документы, представляемые
на рассмотрение ЭК суда и ЭПК РГИА ДВ.

3.2.11. Составляет сводную номенклатуру дел суда; контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, порядок хранения их в структурных подразделениях суда, а также подготовку дел
к передаче в РГИА ДВ.

3.2.12. Подготавливает и в установленном порядке передает
на хранение РГИА ДВ документы Архивного фонда Российской Федерации.

3.2.13. Ежегодно представляет в РГИА ДВ сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

4. Права

4.1. Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1.1. Представлять руководству суда в установленном порядке предложения к планам мероприятий по совершенствованию делопроизводства в суда;

4.1.2. Контролировать выполнение установленных правил работы
с документами в структурных подразделениях суда;

4.1.3. Давать в установленном порядке рекомендации структурным подразделениям суда по вопросам, входящим в компетенцию архива;

4.1.4. Запрашивать структурные подразделения суда о сведениях, необходимых для выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5. Ответственность

5.1. Председатель, курирующий отдел делопроизводства в суде, несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

5.2. Обязанности и ответственность работников архива определяются должностными регламентами, утвержденными в установленном порядке.